Práce v kanceláři a archivace

Při většině profesí a činností vykonávaných v kanceláři běžně dochází k hromadění dokumentů a materiálů. Některé je třeba archivovat, jiné zase bezpečně zlikvidovat.

Současná doba s sebou přináší zahlcení informacemi a velmi rychlý běh událostí. Musíme umět mnoho těchto informací vstřebávat, uchovávat, ale i průběžně třídit. Ačkoli se klade čím dál větší důraz na archivaci jakýchkoliv dat v elektronické podobě, uchovávání některých důležitých dokumentů a písemností v tištěné podobě je stále nutností. Některé typy dokumentů podléhají z legislativních důvodů povinnosti být uchovány právě v papírové podobě.

Stává se Vám, že při své obchodní či úřední činnosti v kancelářích schraňujete kupu dokumentů a přemýšlíte, čeho se lze zbavit, abyste získali více prostoru? Nebo nevíte jak si poradit s efektivním tříděním firemních dokumentů či bezpečnou likvidací tak, abyste nejen vhodně zorganizovali pracovní prostor, ale zároveň splnili normy dané zákonem? Zkusíme shrnout pár podstatných informací.

Archivace a zákonné lhůty

K archivaci různých tipů dokumentů se mohou vztahovat zákonné lhůty na jejich uchovávání. Některé instituce, úřady a firmy mají velice rozsáhlou agendu, a protože velmi často podléhá zákonu o ochraně osobních údajů, je její bezpečná archivace poměrně palčivý problém. Jak a které takové dokumenty skladovat chytře? A je skutečně nezbytné tolik informací uchovávat?

Jisté je, že úschova se týká především účetních dokladů a písemností. Veškeré účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví je nutné uschovávat po dobu 5 let. Totéž platí i pro účetní doklady a knihy, odpisové plány a inventurní soupisy, účtový rozvrh či přehledy. Účetní závěrka a výroční zpráva se schraňuje po dobu 10 let a nakonec veškeré mzdové listy musí zaměstnavatelé podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení schraňovat 30 let.

Regály k dokonalému uskladnění a archivaci

Pro přehledné ukládání je třeba zabezpečit kanceláře vhodnými skříněmi či regály na šanony.

Je dokázáno, že příliš mnoho papírů v kanceláři a velké množství času, které se tráví jejich vyhledáváním, naši práci negativně ovlivňuje.

Prvním krokem k lepší organizovanosti je vytvoření struktury a založení archivu tak, aby to bylo pro mozek co nejjasnější. Dobré je třídění do kategorií. Samozřejmě se doporučují:

· pořadače se štítky

· šanony

· boxy nebo archivační krabice

Nepodceňte výběr krabic

Archivační krabice by měly být pevné, a především čisté. Vyrábí se dokonce speciální typy krabic, které jsou svými rozměry přizpůsobené tomu, aby se do nich daly skládat jednotlivé šanony. Poměrně často se též využívají plastové nebo papírové archivační krabice, které jsou svou velikostí přímo uzpůsobeny velikosti šanonů a vhodně se poskládají do kancelářských regálů.

Elektronická archivace

Mnoho firem preferuje ovšem uchovávání dokumentů v elektronické podobě právě kvůli obrovskému objemu dat. Za předpokladu, že se splní potřebné podmínky k archivaci v elektronické podobě, jedná se o velice levný způsob a rozhodně úsporný na prostory. Přesun na úložiště je snadný a rychlý, ovšem musí být dodržena věrohodnost původu, což znamená opatřit dokumenty ověřovacími daty zaručujícími totožnost oprávněné vystavující osoby. Věrohodnost je nutné zaručit pomocí uznávaného elektronického podpisu. Dále je třeba zajistit neporušitelnost – tedy garantovat, že obsah dokladu nebyl změněn. A nakonec samozřejmě je třeba zaručit čitelnost, tj. možnost se s obsahem dokladu seznámit přímo nebo prostřednictvím čtecího zařízení.

Skartovačka vhodná pro bezpečnou likvidaci dokumentů

Po uplynutí archivační povinnosti je obvyklé dokumenty a písemnosti vhodným způsobem a bezpečně zlikvidovat. Jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejlepším způsobem je skartace.

Jak ale vybrat vhodné skartovací zařízení?

Existuje široký výběr skartovaček dle stupňů utajení, které vám pomohou zlikvidovat firemní dokumenty podle zákonných norem. Obecně platí, že čím vyšší stupeň utajení skartovačka zajišťuje, tím menší kousky z dokumentu při skartování vytváří. Existuje totiž několik norem a vyhlášek, které předepisují, jakému stupni utajení odpovídají jednotlivé velikosti proužků či částic.

Pro běžné skartování menšího objemu dokumentů ať už doma nebo v malé kanceláři většinou zcela postačí osobní skartovačky se stupněm utajení číslo 3. Ty většinou nejsou vybaveny automatickým systémem na podávání papíru. Je nutné do nich vkládat materiály určené ke zničení ručně.

Velké podniky a instituce proti tomu využijí velkoobjemové kancelářské skartovací stroje, které si poradí se značným objemem papíru určenému k bezpečné likvidaci. Většinou se jedná o stroje vybavené automatickým podavačem, který si hravě poradí i s kovovými kancelářskými sponkami, CD nebo DVD případně i magnetickými kartami. Takové stroje se hodí ve větších firmách nebo v bankách.