Prezentace v technických oborech rozhodně nedělejte technicky!

 

Na to, abyste postavili dům nebo napsali projektovou dokumentaci, jste studovali školy. Ve své práci spoléháte na tvrdá fakta a čísla. A tak jste přesvědčení, že na konferencích a dalších významných akcích, kam chodíte prezentovat výsledky své práce, stojíte před publikem, které bez hromady dat, tabulek a grafů nezaujmete.

Věřte, že opak je pravdou. Z nedávného výzkumu, který proběhl ve Spojených státech, vyplynulo, že skoro polovina z 2000 dotázaných nedává během prezentací svých kolegů pozor – píší sms zprávy, kontrolují e-mail nebo dokonce spí. Důvodem je podle mých zkušeností v mnoha případech přehlcení fakty.

To je šance pro vás: V záplavě nudných technických prezentací můžete snadno vyniknout. Stačí, když prezentaci přizpůsobíte zákonitostem lidského vnímání. Pak se vám dokonce může stát, že za vámi po odprezentování posluchači přijdou osobně a budou chtít vědět víc! To není sci-fi, ale reálný scénář, jak uvidíte na konci článku. Ale nepředbíhejme.

Své zkušenosti, jak připravit poutavou prezentaci, jsem shrnul v knize Odprezentuj. Nabízím vám čtyři jednoduché tipy jako ochutnávku.

• Pozornost přitáhněte hned titulkem

Titulek na úvodním slajdu – tedy název prezentace – slouží jako návnada. Zbavte se přesvědčení, že titulek musí být nejobjektivnějším vyjádřením tématu vaší prezentace. Zkuste se inspirovat novináři. Dobrý titulek je překvapivý, budí kontroverze nebo dokonce šokuje. Velmi často obsahuje sloveso, které mu dodává na naléhavosti. Pochlubte se hned v titulku něčím zásadním.

	Titulek
Je překvapivý	Dobrá prezentace vás dostane na Mars
Je osobně relevantní	Prezentační dovednosti ovlivňují vaši kariéru víc než znalosti
Používá akční sloveso	Prezentace zachraňují africké nosorožce
Obsahuje statistiku	7 z 10 prezentujících neumí zaujmout publikum. Naučte se to
Obsahuje číslovku	5 důvodů, proč vám publikum během prezentace usíná
Obsahuje módní slovo	Umělá inteligence usnadňuje vizualizaci dat
Obsahuje rozpor	Introvertní řečníci dělají lepší prezentace
Budí kontroverze	Skvělá prezentace je uspokojivější než sex
Používá netradiční přirovnání	Prezentace jsou myšlenky na steroidech
Odkazuje na popkulturu	Srdečné pozdravy z PowerPointu

 

• Vyhoďte slajd agenda

Odedávna se traduje, že prezentace má začínat slajdem agenda: „Řekni, o čem budeš mluvit, mluv o tom a shrň, o čem jsi mluvil.“ Výsledkem je tuctová a očekávatelná prezentace, při které vám posluchači usnou dřív, než se dostanete k jádru věci. Zahajte prezentaci zajímavostí, číslem či příběhem, zaujměte publikum od prvních vteřin. Nezapomínejte, že už během prvních 90 vteřin pozornost diváků dvakrát uteče k jiným myšlenkám. Nedejte jim možnost vás neposlouchat!

Linka prezentace se dá postavit zajímavě. Třeba na struktuře problém – řešení, která po desítky let úspěšně funguje v reklamě.

 

• Nepřežeňte to s čísly

Je pochopitelné, že svou argumentaci budete chtít podložit čísly. Čísla se v prezentaci nejen dobře vyjímají a dodávají jí i punc přesnosti. Když to ovšem přeženete, můžete publikum přemírou čísel uprezentovat do bezvědomí. Snažte se čísly podepřít svou argumentaci či ukázat trend obsažený v datech. Prezentace ale není technická dokumentace. Odolejte pokušení využít všechna data, která máte k dispozici. Méně znamená více.

Po úpravě

Oba grafy zachycují výstupy stejného měření. Zeptejte se sami sebe: Potřebuje publikum znát data v podrobnosti na všechny jednotlivé výrobní linky, nebo je zajímavý jen souhrnný pohled? Možná poté zjistíte, že potřebujete vyjádřit pouze hlavní trend – s čímž vám nejlépe pomůže jednoduchý spojnicový graf.

Zdroj: Ukázka z knihy Odprezentuj

 

Zatímco tabulku je potřeba prostudovat, abyste pochopili vývoj popisovaný v datech, z grafu si tuto představu vytvoříte na první pohled. Je-li to možné, vždy preferujte graf před tabulkou.

Zdroj: Ukázka z knihy Odprezentuj

 

• Ke slajdům přistupujte jako k vizuálnímu doprovodu

Prezentující bohužel zcela běžně a ke své škodě nepoužívají slajdy jako střídmý vizuální doprovod, ale jako čtecí zařízení nebo tahák. Svému publiku prokazují medvědí službu. Textové slajdy fungují podobně jako titulky u filmu: divák buď čte titulky, nebo se naplno věnuje poslechu mluveného slova. Obojí se dá zvládat jen těžko. Slajdy, které kopírují monolog prezentujícího, jsou pro publikum náročné a vyčerpávající. Kde to je jen trochu možné, použijte místo textů schémata, obrázky či infografiky. 

 

 

 

Slajdy nesmí být srozumitelné bez vás. V opačném případě se stáváte pátým kolem od vozu. Pokud si nejste jistí, zda jste připravili dostatečně jednoduché slajdy, podrobte je testu letmým pohledem. Otázka zní: Porozumí diváci slajdu během tří vteřin? Pokud ne, riskujete, že budou slajd studovat a nebudou věnovat pozornost vám.

Zdroj: Ukázka z knihy Odprezentuj

 

Předchozí dvojice slajdů představuje rozdíl mezi prezentací, u které vám bude publikum podřimovat nebo vyřizovat e-maily, a prezentací, po které za vámi přijdou diváci a zahrnou vás dotazy. Přesně to se stalo řečníkovi, z jehož prezentace pochází upravená verze slajdu. Více o tomto příběhu se šťastným koncem se dočtete v mé knize Odprezentuj.

I díky této zkušenosti dobře vím, jak obtížné je přesvědčit technicky zaměřené prezentátory, že fakta a čísla nejsou vše. Přesvědčit je, že slajdy mají zůstat jednoduché a doprovodné řeči by neměl chybět příběh. Stejně tak ale vím, že tato cesta funguje. A vědí to i prezentátoři, kteří se nebáli a vystoupili ze zajetých kolejí. Přesvědčte se o tom sami při své příští prezentaci.